Les propriétaires de biens assujettis à une servitude de la Fiducie doivent obtenir son approbation écrite avant d’entreprendre toute activité susceptible de modifier matériellement l’aspect ou la construction des éléments patrimoniaux identifiés dans l’entente. La Fiducie aide les propriétaires à satisfaire leurs objectifs tout en s’assurant que les modifications apportées sont conformes aux conditions de l’entente de servitude protectrice du patrimoine naturel et que les caractéristiques patrimoniales du bien sont protégées. La procédure d’approbation vise non pas à interdire les modifications mais plutôt à s’assurer qu’elles seront soigneusement réalisées dans le respect de principes de conservation rigoureux.

Pour entamer la procédure de demande de modification, le propriétaire d’un bien protégé par une servitude doit soumettre un formulaire de demande de modification à la Fiducie. Cette procédure est gratuite. Avant de soumettre une demande, il est recommandé aux propriétaires d’aborder leur projet avec le personnel de la Fiducie, qui peut les conseiller et les guider sur la manière de procéder et leur indiquer toutes les pièces justificatives nécessaires (dessins, spécifications, rapport sur l’état du bien, photographies, etc.). Une demande incomplète peut entraîner des délais de traitement plus longs.

À la réception d’un formulaire de demande de modification, le personnel de la Fiducie examine la proposition en s’appuyant sur les conditions de l’entente de servitude – sans oublier Les huit principes directeurs en matière de conservation des biens historiques ainsi que les Normes et lignes directrices pour la conservation des lieux patrimoniaux au Canada. Il contacte le propriétaire concerné s’il a besoin de plus amples renseignements ou souhaite planifier une visite du site. Une fois que la Fiducie a traité une demande de modification complète, elle notifie le propriétaire de sa décision par écrit. Bien que chaque entente de servitude soit différente et que la Fiducie jouisse d’un délai de 60 jours pour répondre à une demande écrite complète à compter de sa réception, les réponses sont généralement plus rapides. Les propriétaires sont invités à la contacter le plus rapidement possible afin d’éviter tout retard.